Zadbaj o swoją emeryturę. Zbierz dokumenty potrzebne do wyliczenia kapitału początkowego

kk

Przeglądaj archiwa, szukaj świadectw, legitymacji ubezpieczeniowych... Działaj na swoją korzyść i nie pomiń żadnego z ważnych zaświadczeń - od tego zależy wysokość świadczenia, jakie otrzymasz z ZUS

Aby ustalić kapitał początkowy, trzeba zebrać i złożyć w ZUS konkretne dokumenty:

• wniosek o ustalenie kapitału początkowego na formularzu ZUS Kp-1 (wzór obok; formularze dostępne są nieodpłatnie w każdej placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz na stronie internetowej www.zus.pl)
  
• kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych na formularzu ZUS Rp-6
  
• świadectwa pracy lub zaświadczenia od pracodawców, które będą potwierdzały okresy zatrudnienia, i inne dowody, które wskażą okresy składkowe i nieskładkowe przed 1999 r.
  
• wystawione przez pracodawcę lub jego następcę prawne zaświadczenia, w tym zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu sprzed 1999 r., (mogą być na formularzu ZUS Rp-7) można też dołączyć legitymację ubezpieczeniową zawierającą wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

- Osoby, które przed 1999 r. prowadziły działalność albo współpracowały z takimi przedsiębiorcami, indywidualnie opłacając składkę na ubezpieczenie społeczne, wypełniając formularz ZUS Rp-6, muszą podać okres prowadzenia firmy lub tej współpracy, rodzaj działalności, adres miejsca, w którym była prowadzona, swoje NKP, czyli numer konta płatnika, a także adres placówki ZUS, w której przed 1999 r. opłacane były składki - przypomina Krzysztof Cieszyński, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie pomorskim.

Oryginały lub odpisy

Do wniosku koniecznie trzeba dołączyć oryginalne dokumenty albo ich odpisy poświadczone przez notariusza. Jeżeli wnioskodawcę w postępowaniu zastępuje pełnomocnik, który jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, to również on może poświadczyć odpisy dokumentów. Pracodawca lub pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może poświadczyć wyłącznie kserokopię książeczki wojskowej, dyplomu ukończenia szkoły wyższej, wyciągów z akt, które zostały wystawione przez urzędy stanu cywilnego, a także danych ze starego „książeczkowego” dowodu osobistego, np. wpisów o zatrudnieniu czy wpisy dotyczących dzieci.

Jeśli mamy uwierzytelnione kserokopie dokumentów, ich odpisy lub zaświadczenia o okresach składkowych i nieskładkowych lub wysokości zarobków wystawione przez archiwum lub inną instytucję, która przechowuje dokumentację z nieistniejących już zakładów pracy, należy dołączyć je do wniosku.

W wypadku gdy w postępowaniu wnioskodawcę zastępuje inna osoba, trzeba dołączyć pełnomocnictwo.

Pamiętaj!

Kiedy Zakład Ubezpieczeń Społecznych obliczy kapitał początkowy, zwróci wszystkie oryginały dokumentów, za wyjątkiem zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia, dochodu i uposażenia oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, które są wystawiane na formularzu ZUS Rp-7.

Ważne
Jeśli pracowałeś przed 1999 rokiem ponad 25 lat i zarabiałeś średnią krajową, to kapitał początkowy może stanowić nawet trzy czwarte twojej emerytury.
Blisko 28 proc. potencjalnych emerytów z województwa pomorskiego nadal nie ustaliło kapitału początkowego.

Twoje okresy składkowe i nieskładkowe

Okresy składkowe, które zawsze się pojawią w rozmowach czy w tekstach dotyczących świadczeń emerytalnych, to przede wszystkim czas naszego zatrudnienia i okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości, którą określają przepisy. Jeśli chcemy, by ZUS ustalił nasz kapitał początkowy, okresy składkowe możemy udokumentować na różne sposoby.

Co zbieramy

Okresy zatrudnienia mogą zostać potwierdzone zaświadczeniami od pracodawców, świadectwami pracy, a także legitymacją ubezpieczeniową zawierającą wpisy o zatrudnieniu. Jeśli ktoś nie ma takich dokumentów, to w ich miejsce może przedstawić: umowy o pracę, opinie o pracy, wpisy w starym „książeczkowym” dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, a także otrzymane od pracodawcy pisma, np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie umowy o pracę czy przyznaniu nagrody.

Pamiętaj!

Zaświadczenie o okresie zatrudnienia może wystawić wyłącznie pracodawca na podstawie akt osobowych pracownika lub zgodnie z art. 231 Kodeksu pracy - również na podstawie akt osobowych pracownika - prawny następca pracodawcy. Zaświadczenie takie może także wystawić jednostka, która przechowuje dokumenty ze zlikwidowanej firmy, czyli np. organ założycielski, organ nadzoru czy archiwum.

- Potwierdzając okresy pracy, wyjątkowo można się posłużyć zeznaniami świadków. Dotyczy to sytuacji, w której nie posiadamy dokumentów o okresach zatrudnienia, a zakład pracy został zlikwidowany i nie ma akt osobowych - przypomina Krzysztof Cieszyński z ZUS. - Najlepiej, gdy zeznania pochodzą od byłych współpracowników. Trzeba jednak pamiętać, że w ten sposób można udowodnić jedynie niektóre okresy zatrudnienia. Dotyczy to wyłącznie okresu sprzed 15 listopada 1991 r. Po tej dacie tylko wówczas, jeśli dokumenty zostały zniszczone wskutek powodzi w 1997 r. i 2010 r. - przypomina rzecznik.

Z zeznań świadków mogą skorzystać także pracownicy młodociani zatrudnieni przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca nie ma dokumentacji z tego okresu i nie ma możliwości potwierdzenia, że z tymi osobami zawierano umowy, bądź gdy może potwierdzić zawieranie umów, ale nie może potwierdzić zatrudnienia konkretnego pracownika.

ZUS potwierdzi

Niektóre okresy ubezpieczenia przed 1999 r. - jeśli były opłacone składki na ubezpieczenie społeczne - może potwierdzić również Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy to:

• osób, które pracowały w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych od 1 lipca 1970 r.
  
• pracowników nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracowników zakładów pracy, które zatrudniały do 20 osób
  
• prowadzących działalność na własny rachunek i ich współpracowników, a także wykonujących wolne zawody, w tym rzemieślników i osób, które z nimi współpracowały od 1 lipca 1965 r.
  
• taksówkarzy od 1 lipca 1969 r.
  
• prowadzących działalność handlowo-usługową od 25 sierpnia 1973 r.
  
• twórców i artystów od 1 stycznia 1974 r.
  
• adwokatów, którzy wykonywali zawód indywidualnie, czyli poza zespołem adwokackim od stycznia 1983 r.
  
• duchownych od 1 lipca 1989 r.

ZUS potwierdzi te okresy ubezpieczenia oraz podstawę wymiaru składek, jeśli w formularzu ZUS Rp-6 wnioskujący o ustalenie kapitału początkowego poda: okres pracy, nazwę zakładu pracy lub nazwisko pracodawcy i adres byłego miejsca pracy oraz numer konta płatnika (NKP) - jeśli był pracownikiem - lub okres, w którym była prowadzona działalność, adres, pod którym działała firma, numer konta płatnika (NKP), adres placówki ZUS, do której wpływały składki - jeśli prowadził działalność, współpracował przy jej prowadzeniu, był twórcą, artystą lub wykonywał wolny zawód.

- Gdy pracodawca zatrudniał do 20 pracowników, powinien potwierdzić okres lub okresy, za które po 28 lutego 1995 r. wypłacał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz kwotę tego wynagrodzenia, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie posiada tych informacji - przypomina Krzysztof Cieszyński.

Żeby potwierdzić okresy składkowe, do wniosku o wyliczenie kapitału początkowego trzeba też dołączyć:

• poświadczoną przez pracodawcę lub pracownika ZUS kserokopię książeczki wojskowej lub zaświadczenie z wojskowej komendy uzupełnień
  
• gdy pełniło się zasadniczą służbę wojskową, świadectwo służby lub zaświadczenie instytucji, w których pełniło się tę służbę zawodowo
  
• zaświadczenie wystawione przez Instytut Pamięci Narodowej, gdy było się internowanym na podstawie dekretu o stanie wojennym
  
• zaświadczenie wystawione przez prezesa Instytutu Pamięci Narodowej lub prezesa sądu okręgowego, jeśli za działalność polityczną było się w więzieniu lub innym miejscu odosobnienia na terytorium RP po 31 grudnia 1956 r.
  
• przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego dokumenty, które potwierdzają zatrudnienie za granicą, jeżeli uzyskało się status repatrianta
  
• decyzję szefa Urzędu ds. Kombatantów i Osób Represjonowanych, jeżeli po 1956 r. pracowało się na rzecz organizacji politycznych i związków zawodowych, które w tym okresie były nielegalne.

Okresy nieskładkowe

To czas, za który nie zostały opłacone składki: gdy pobieraliśmy wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne. To także okres nauki w szkole wyższej na jednym kierunku, pod warunkiem ukończenia edukacji w wymiarze określonym w programie studiów.

Zazwyczaj okresy nieskładkowe potwierdza pracodawca lub jego następca prawny w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albo w świadectwie pracy. Czas nauki w szkole wyższej można udowodnić za pomocą zaświadczenia z uczelni o ukończeniu studiów, okresie ich trwania i programowym wymiarze lub dyplomem, jeśli wynika z niego okres trwania studiów i ich programowy wymiar.

Osoby, które przed podjęciem zatrudnienia lub w okresie przerwy w zatrudnieniu wychowywały małe dziecko (do 4 lat), do wniosku o kapitał początkowy powinny dołączyć jego akt urodzenia oraz oświadczenie o sprawowaniu nad nim osobistej opieki. Natomiast gdy ktoś wychowywał dziecko, na które przysługiwał zasiłek pielęgnacyjny, powinien dołączyć dodatkowo zaświadczenie potwierdzające prawo do tego zasiłku.

W lepszej sytuacji są ci, którzy mieli ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, gdyż do wniosku o ustalenie kapitału początkowego nie muszą dołączać dokumentów, które złożyli wcześniej przy ustalaniu renty.

Pamiętaj!

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może uwzględnić okresy składkowe i nieskładkowe także na podstawie orzeczenia sądu.

Pamiętajmy jednak, że nie wszystkie okresy brane są pod uwagę w postępowaniu o ustalenie kapitału początkowego. ZUS nie weźmie pod uwagę czasu, w którym wnioskodawca prowadził gospodarstwo rolne lub w nim pracował (tzw. okresów uzupełniających). Nie uwzględni okresów pełnienia zawodowej służby w policji (milicji obywatelskiej), Straży Granicznej, Służbie Więziennej, Państwowej Straży Pożarnej, Biurze Ochrony Rządu, Urzędzie Ochrony Państwa (w organach bezpieczeństwa publicznego), jeżeli ktoś wstąpił do służby przed 1999 r. i nadal w niej pozostaje lub z tytułu tej służby ma ustalone prawo do emerytury.

Gdzie powinniśmy szukać dokumentacji ze zlikwidowanych zakładów pracy

Wraz z wnioskiem o ustalenie kapitału początkowego należy przedstawić również świadectwa pracy lub zaświadczenia od pracodawców, które poświadczą okresy zatrudnienia. Mogą to być też inne dokumenty, które potwierdzą okresy składkowe i nieskładkowe sprzed 1999 roku.

Szczególnie w okresie transformacji, ale i w ostatnich latach zakłady pracy były likwidowane lub uległy przekształceniu. Taka sytuacja może powodować trudności w uzyskaniu niezbędnych dokumentów, szczególnie zaświadczeń o wysokości zarobków.

Między innymi z tego powodu nie warto zwlekać ze złożeniem wniosku w sprawie kapitału początkowego. Co jednak robić, gdy były zakład pracy został zlikwidowany?

Dokumentację osobową i płacową pracowników ze zlikwidowanej firmy mógł przejąć następca prawny, czyli np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa. Zdarzało się, że dokumentację z takiego przedsiębiorstwa przejmował organ założycielski, którym był najczęściej wojewoda lub właściwe ministerstwo.

Ponadto w każdym województwie funkcjonuje archiwum gromadzące dokumentację pochodzącą ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Wykaz tych archiwów znajdziemy w każdej placówce ZUS i na stronie internetowej www.zus.pl. Baza ta została opracowana na podstawie informacji uzyskanych z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych oraz archiwów państwowych. Zawiera ułożone alfabetycznie informacje na temat zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów. Można ją przeszukiwać np. według nazwy zakładu pracy.

Jeżeli chodzi o dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych, mógł ją przejąć związek rewizyjny, w którym zrzeszona była spółdzielnia. Jeżeli nie ma związku rewizyjnego lub gdy został zlikwidowany, zwróćmy się do Krajowej Rady Spółdzielczej, która ma siedzibę w Warszawie przy ul. Jasnej 1.

Dokumenty pracownicze ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub spółek prawa handlowego zabezpiecza likwidator, a w wypadku ogłoszenia upadłości robi to syndyk masy upadłościowej. To oni wskazują miejsce, w którym przechowywane są dokumenty. Szczegółowe informacje można uzyskać w archiwum, które działa przy wojewodzie, a także w placówkach lub na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji, zwłaszcza zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych, można również uzyskać w wydziałach sądów rejestrowych właściwych dla siedziby takiej spółki.

Od 1994 r. dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i firmy komercyjne. Wydają zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.

W wypadku firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w deklaracjach imiennych, dokumentacja znajduje się w placówkach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwych dla siedziby takiego przedsiębiorstwa.

W 2004 r. utworzono Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164; www.warszwa.ap.gov.pl.

Archiwum to obejmuje swoim zasięgiem obszar całej Polski i przyjmuje dokumentację od pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub ogłoszono upadłość.

Także od przedsiębiorców, którzy przechowywali dokumentację i zostali postawieni w stan likwidacji lub ogłoszono ich upadłość albo też cofnięto im zezwolenie na prowadzenie takiej działalności bądź zakazano jej wykonywania. Również to archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Osoby, które odbyły służbę w wojsku, w tym także służbę zawodową, swoje dokumenty odnajdą w Centralnym Archiwum Wojskowym w Warszawie przy ul. Czerwonych Beretów 124 oraz w Archiwum Wojsk Lądowych.